CORMAN Gestión Óptima de Correspondencia  

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 Ventajas

CORMAN es capaz de ofrecer muchas ventajas, además de contar con un equipo especializado en constante actualización de acuerdo a sus necesidades, usted cuenta con:

  • Emisión de alertas instantáneas (tipo MSN Messenger) para la persona a la que fue derivada la correspondencia, permitiendo un control de las fechas de vencimiento de las tareas asignadas y prestando funciones de agenda para la optimización de la producción.

  • Niveles de seguridad discriminados por perfiles de usuario, brindando un máximo nivel de seguridad en las transacciones, evitando la intromisión de usuarios no autorizados.

  • Alta confiabilidad, mediante: el uso de contraseñas únicas e individuales, procesos de verificación de la consistencia de la información y una administración centralizada.

  • Los documentos remitidos entre dependencias, pueden ser marcados como confidenciales, de manera que solo el remitente y el destinatario puedan verlos.

  • Sistema multiusuario pudiendo acceder a él vía Internet a nivel nacional e incluso internacional, esta característica permite que los responsables de la documentación puedan realizar el seguimiento a la misma sin que su presencia física en las oficinas sea una necesidad imprescindible..

  • Generación automática de documentos (informes, notas, memos, etc.) en un programa procesador de texto (MS-Word), siguiendo formatos estándares almacenados en plantillas con cite correlativo único por dirección, unidad o jefatura, personalizables y definidos por el cliente.

  • Posibilidad de no emitir CITE mientras un documento sea considerado como borrador y obligatoriedad de asignarle a uno cuando sea declarado oficial.

  • Escaneo de la documentación entrante y vinculación con el registro de entrada.

  • Capacidad de adjuntar cualquier tipo de archivo electrónico al trámite como pueden ser archivos gráficos, mapas, fotos, videos hojas electrónicas, archivos de sonido, etc.

  • Provee un poderoso motor de búsqueda de la documentación, en el cual el usuario puede usar diferentes criterios de búsqueda individuales o combinarlos pudiendo realizar una búsqueda general o una búsqueda exquisita según los parámetros escogidos en el motor. Todos los resultados de las búsquedas pueden ser visualizados por pantalla, impresos e incluso exportados a otra aplicación, como ser un procesador de texto o una hoja electrónica.

  • Posee una bitácora de las transacciones realizadas (logs), de esta forma se puede llevar a cabo una auditoria y control de la hora, fecha y usuario que llevo a cabo una determinada operación.

  • El sistema provee una interfaz WEB sencilla, intuitiva y amigable, ideal para subir la productividad de los usuarios y disminuir el tiempo y costo de capacitación.

 Esquema distribuido

  • El sistema puede ser instalado en varias instancias diferentes (servidores), y en diferentes regiones geográficas.

  • Cada una de ellas se encargará de almacenar la información local relacionada con la correspondencia de la oficina regional,

  • Cada oficina regional, también accederá a la documentación Nacional.

  • Todas las oficinas podrán realizar búsquedas dentro de la documentación de su regional, en la documentación de las otras oficinas regionales o en la documentación nacional,

  • Así mismo se podrán realizar derivaciones de documentación entre oficinas regionales, al tratarse de documentación digitalizada, esta podrá ser revisada de forma inmediata sin necesidad de que sea transportada físicamente o enviada por fax u otro medio.

  • Se desarrollaron procedimientos específicos para minimizar el tráfico de información entre la red nacional y el uso del ancho de banda disponible.

   
           

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